Otro tema preferente de este blog serán las herramientas gratuitas para potenciar el trabajo colaborativo, bien con y entre nuestros alumnos, bien entre los equipos de profesores y personal no docente del Centro.

Desde el arranque de este curso 2009-2010, disfrutamos del correo corporativo para agilizar la comunicación entre los profesionales del Centro. Hoy os presento una herramienta gratuita de Google que os permitirá sacar más partido de vuestras cuentas de correo corporativo al trabajar en un equipo: Grupos de Google (o Google Groups en inglés):

El concepto de los Grupos de Google es crear una cuenta de correo compartida por varios usuarios de tal modo que cualquier mensaje que se envíe a esa cuenta llegue a todos los miembros del grupo simultáneamente. Los mensajes os llegarán desde la cuenta de grupo a vuestras cuentas de correo corporativo, de tal modo que, si los contestáis, todos los miembros del grupo recibirán la respuesta. Los miembros del grupo, a parte de aceptar la invitación a participar en el mismo que recibirán en su correo, no tiene que configurar nada... bueno, miento, tendrán que activar su cuenta de correo corporativo como una cuenta de Google la primera vez que accedan, pero es un proceso fácil.

Además tendréis un espacio propio para el grupo en el que depositar documentos e información compartidos por todos vosotros y realizar comentarios sobre esos documentos.

Vamos a ver cómo crear un grupo nuevo (es extremadamente fácil):

1. Entramos en la página de Grupos de Google: http://groups.google.com/grphp?hl=es.
2. Pinchamos en el botón de la derecha Crear un grupo...
3. Tendremos que rellenar la siguiente información sobre el grupo que estamos creando: Darle un nombre, crear la dirección de correo común (que no puede existir previamente), dar una descripción del grupo, especificar si el grupo contiene información para adultos y elegir un nivel de acceso. Aquí os recomiendo que elijáis en nivel Restringido. Yo, por ejemplo, voy a crear un grupo para el Equipo de Desarrollo. Le llamo "Equipo de Desarrollo Montpellier" y le asigno la dirección de correo "desarrollo-montpellier@googlegroups.com", con el nivel de acceso restringido.
4. En la siguiente página tendréis que introducir un código captcha.
5. Por último solo queda añadir los correos de los miembros del grupo, eso lo hacemos en la última pantalla, junto con un texto de invitación.
6. A partir de ahí sólo tendremos que esperar a recibir las invitaciones y probad sin miedo.

La persona que haya creado el grupo quedará como propietario del mismo (máximos permisos de administración), pero puede dar permisos de administración a otros miembros.

Una vez que os sintáis cómodos usando toda la funcionalidad de Grupos de Google será la hora de realizar experiencias de trabajo colaborativo (a través del ordenador) con vuestros alumnos.

No os dejéis engañar, aunque Grupos de Google no es una herramienta visualmente atractiva su potencia reside en su sencillez.

Otro día os comento otras opciones de trabajo colaborativo con ordenador, más orientadas al contenido que a la comunicación. Pero Grupos de Google es una herramienta ideal para Departamentos y Equipos de Mejora que quieren compartir información y mantenerse comunicados aprovechando los canales de comunicación actuales (como el correo corporativo). También es una herramienta perfecta para gestionar toda la comunicación y documentación que genera un pequeño proyecto.

Continúo con una serie de artículos sobre cómo sacar el máximo partido de los netbooks. Una lista de programas y utilidades que considero imprescindible tener instalados en el mío y que son de uso y utilidad general para casi todos:

• Comodo Personal Firewall (gratuito en inglés): impide que puedan acceder a mi ordenador desde Internet sin mi consentimiento y que programas de mi ordenador puedan enviar información a Internet si yo no lo autorizo. Porqué este y no otro firewall, porque en los tests de leaking es el que mejor puntúa (es decir, es el que mejor impide que un posible troyano instalado en mi ordenador envíe información a Internet).
• Ninja Pendisk! (gratuito en inglés): protege mi ordenador de contagios de virus a través de memorias USB, y al mismo tiempo inocula mis pendrives contra futuros contagios.
• eBoostr (de pago en español, versión gratuita que funciona por 4 horas tras cada reinicio del ordenador): utiliza memorias USB y tarjetas SD como caché. En ordenadores de 1 Gb de RAM como los netbooks del Colegio y el mío, utilizar una memoria de acceso aleatorio rápida, como una tarjeta SD (en mi caso uso una de 4 Gb clase 6) hace que el ordenador vaya más suave (utiliza la memoria USB o tarjeta SD como alternativa al disco duro para el archivo de paginación). En Vista/Windows 7 tenéis la opción de usar ReadyBoost, que viene a ser lo mismo, aunque eBoostr es bastante más eficaz. En cualquier caso, en los del Colegio existe la posibilida de ampliar la memoria a 2 Gb, cosa que en el mío no es posible.
• Fences (gratuito, en inglés): permite organizar los iconos del escritorio de una manera realmente efectiva. Para mí se ha vuelto imprescindible:

• Dropbox (gratuito, en inglés): a los del cole ya os he hablado de él. Simplemente, el mejor disco duro virtual.
• SRS Audio Sandbox (de pago, en inglés): mejora espectacularmente la calidad del sonido de cualquier ordenador, pero en los netbooks (que tienen unos altavoces de tamaño minúsculo) la diferencia es espectacular.
• Mz Cpu Accelerator (gratuito, en inglés): las CPUs de los netbooks, en los del Colegio un Intel Atom, soportan Hyperthreading. Eso quiere decir que la CPU se comporta ante las aplicaciones como si fuere una CPU de doble núcleo (lo cual, sorprendentemente es bastante efectivo). La ventaja principal es que mientras una CPU virtual trabaja en algo, la otra puedo estar haciendo otra cosa. Algunos programas, como los antivirus, están corriendo en background (de fondo) y asignarles permanentemente a una de las dos CPUs deja a la otra libre para otras tareas. El resultado es que el ordenador es un poco más "responsivo", es decir, que responde más desahogadamente a lo que le pedimos. En cualquier caso hay que tener en cuenta que los netbooks no están diseñados para ejecutar muchas aplicaciones al mismo tiempo.
• Clocx (gratuito, en inglés): un reloj semitransparente encima de todas las aplicaciones en ejecución. ¿Soy el único al que se le va el santo al cielo cuando se concentra en el ordenador?
• TrueCrypt (gratuito, en inglés): la herramienta perfecta para encriptar parte o todo el contenido de un disco duro o pendrive. Yo por ejemplo llevo encima un pendrive con la documentación de los casos de conviencia abierto. Ese pendrive está encriptado con algoritmos extremadamente seguros por si alguna vez lo pierdo.
• USB Safely Remove (de pago, en español): en principio, un forma rápida y cómoda de expulsar los dispositivos móviles antes de desconectarlos (como los pendrives). Especialmete útil para mí en combinación con el programa anterior, porque me monta y desmonta automáticamente los pendrives encriptados al pincharlos en el netbook. Si nos acostumbramos a expulsar los pendrives correctamente (con esta herramienta o la propia de Windows, aunque la de XP es francamente incómoda) evitaremos pérdidas de datos y además podremos activar el caché de escritura en estos dispositivos, con lo que serán mucho más rápidos, especialmente si acostumbramos a editar documentos del pendrive directamente.
• TuneUp Utilities 2010 (de pago, en inglés): para mí la mejor herramienta para mantener el ordenador igual de rápido que el primer día. Hay otras herramientas gratuitas para lo mismo, os recomiendo CCleaner (gratuito, en español) y Argente Utilities (gratuito, en español).
• Spotify (gratuito, aunque requiere invitación, en español. La versión de pago no tiene anuncios): el mejor programa para escuchar música de Internet en el netbook. Para mí la mejor radio en Internet.
• Aimp2 (gratuito, en español): el mejor reproductor de música, rápido, ligero y lleno de funciones.
• KMPlayer (gratuito, en español): el mejor reproductor de vídeo, con sus propios codecs para todos los formatos, es decir, que sin instalar nada más reproduce cualquier formato de vídeo. Lleno de funciones útiles que otros no tienen.
• MagicDisc (gratuito, en español): simulador de unidades de CD/DVD, imprescindible para los netbooks. Una alternativa es Alcohol 52% (gratuito, en español).
• Revo Uninstaller (gratuito, en español): para desinstalar aplicaciones sin que dejen basura en el ordenador.
• Defraggler (gratuito, en español): un muy efectivo desfragmentador de disco.
• Unlocker (gratuito, en inglés): permita desbloquear archivos que no se dejan borrar.
• Winrar (de pago, en español): probablemente el mejor compresor/descompresor de archivos (ZIP, RAR...). La alternativa sería 7-zip (gratuito, en inglés).
• Recuva (gratuito, en español): para recuperar archivos que hemos borrado accidentalmente.
• Bullzip PDF Printer (gratuito, en inglés): para crear archivos PDF desde cualquier programa capaz de imprimir.
• Google Chrome (gratuito, en español): para mí el mejor navegador de Internet, especialmente para usar GMail y otras aplicaciones de Google.

Y eso es todo por ahora. Otro día comentaré aplicaciones más específicas.

Un saludo:
Manuel Llorens

Tomar notas o apuntes en el netbook

Al comienzo de este curso me propuse prescindir lo máximo posible del papel, primero por razones ecológicas, pero fundamentalmente, porque, ya que cargo todos los días con el netbook, quería no tener que cargar también con un cuaderno, carpeta o archivador (consulté la opción de hacerme implantar otro par de brazos, pero era prohibitivamente cara).

Para cumplir este propósito me dediqué durante los primeros días de septiembre a buscar programas gratuitos o muy baratos con los que pudiera tomar notas (reuniones, entrevistas...) en el netbook de manera cómoda y rápida. Para ello es imprescindible que permitan archivar las notas en una estructura jerárquica y que permitan usar texto enriquecido (negritas, cursivas, colores...). Como además soy un fanático de la seguridad, en mi caso busqué programas que encriptaran (y por tanto protegieran con contraseña) el archivo con las notas.

Utilizando Dropbox, siempre tendría acceso a mis notas desde cualquier ordenador. Tras probar varios programas seleccioné dos, ambos gratis, aunque ambos con versiones superiores de pago:

• TreePad Lite, en http://www.treepad.com.
• TreeDBNotes, en http://www.mytreedb.com.

Finalmente me he quedado con la versión Pro del segundo (de pago, aunque estamos hablando de unos 20€) porque tiene más opciones y me cuesta prescindir de algunas de ellas, pero el primero es más ligero y va más desahogado en un netbook. Además el segundo está en español, incluso corrige la ortografía si os bajáis de su página el diccionario.

No pretendo que mi decisión o mi forma de tomar apuntes en las reuniones sea la mejor, pero creo que puede orientar al que tenga una inquietud similar a la mía. Como una imagen vale más que mil palabras, os dejo un pantallazo de mi "cuaderno de apuntes" de este curso abierto en el netbook (haciendo click encima se muestra más grande):

Otro programa que no he probado, pero que es gratis y sí tiene protección por contraseña:

• http://www.jblab.com.

Otra opción si os preocupa la seguridad tanto como a mí, es usar alguna de las soluciones de encriptación gratuitas para cualquier archivo que hay en Internet, pero de eso, si os parece, os hablaré otro día.

Un saludo:

Manuel Llorens

Digsby, o como gestionar varios correos a la vez

Inauguro este blog presentándoos una herramienta que para mí se ha hecho imprescindible en las últimas semanas: Disby. Como a todos, me resulta incómodo manejar varias cuentas de correo a la vez. Para evitarlo tenemos dos alternativas:

1. Vincular una cuenta de correo dentro de la otra. De manera que reciba, por ejemplo, los correos que van a mi cuenta personal dentro de la cuenta de correo corporativo.
2. Utilizar un programa que me permita consultar de un modo rápido y cómodo ambas cuentas a la vez.

En mi caso prefiero no usar la primera opción porque mezclaría los mensajes de ambas cuentas (aunque podría distinguirlos marcándolos con una etiqueta. En realidad tengo tres cuentas y una de ellas sí que la he vinculado. En otra entrada os explico cómo hacerlo).

El caso que nos ocupa es Digsby, que es la solución idónea a la opción 2. Digsby es un cliente de mensajería multiprotocolo. En palabras más sencillas, me permite chatear con mis cuentas de MSN, Facebook, Google Talk (para los que aún no lo sepáis, con el correo corporativo tenéis una cuenta de Google Talk ya creada), etc. y al mismo tiempo me avisa cuando llegan mensajes a mis cuenta de cualquier correo. Y todo eso sin pulsar una sola tecla.

Cuando me llegan nuevos correos puedo marcarlos como leídos sin abrirlos, leyendo sólo el asunto y un par de líneas, puedo abrirlos, borrarlos, etc.

Un pantallazo de mi escritorio:

Los cuatro iconos de GMail son las cuatro cuentas que controlo a la vez (dos mías y dos de Carmen). El número son los mensajes sin leer. Al pinchar en uno de ellos (el último, el que tiene 1) veo el mensaje: de quién es, de cuándo, el asunto y las primeras líneas y puedo abrirlo (Open), marcarlo como leído (Mark as Read), archivarlo (Archive), borrarlo (Delete), informar a GMail de que es correo basura (Report Spam) y arriba puedo abrir mi correo (Inbox) o crear un mensaje nuevo (Compose). Desgraciadamente la aplicación está disponible, de momento, sólo en inglés, pero está pensado que la traduzcan en el futuro. Además son pocas las opciones que necesitáis manejar y se acostumbra uno pronto.

El enlace para descargar la aplicación: http://www.digsby.com.

Y un aviso: al instalarlo una de las opciones de instalación, que aparece marcada por defecto, autoriza a Digsby a utilizar nuestra CPU para sus propios usos. Yo la he desconectado.

Un saludo:

Manuel Llorens

Primera entrada

La intención de este blog es compartir análisis de herramientas informáticas útiles, trucos, etc. con toda la Comunidad Educativa del C.C. Colegio Montpellier de Madrid.